Suggerimenti da uno che non va in ufficio da quindici anni

Oggi come oggi, la maggior parte di noi lavora nel famigerato "settore terziario", e quindi tipicamente in ufficio. In Europa come negli Stati Uniti, il settore dei servizi rappresenta circa 80% del PIL. Questa crescita del lavoro in ufficio è un fenomeno relativamente recente; fino a pochi decenni fa, la maggior parte della gente lavorava nell’agricoltura

Il lavoro in ufficio porta tutta una serie di vantaggi rispetto al lavoro nei campi. Tanto per cominciare, si sta al chiuso, seduti, in ambienti abbastanza confortevoli. Magari c’è anche la possibilità di bere un caffè o qualche altra bibita, ed i più fortunati hanno anche qualche collega simpatico con cui chiacchierare. Raramente c’è pericolo di farsi seriamente male, a condizione di stare attenti con le graffette.

Il problema è che i protocolli d’isolamento istituiti dal governo ci obbligano a lavorare da casa invece di andare in ufficio. In Italia in particolare molte persone e molte società si trovano per la prima volta a fronteggiare questa situazione. Per dare una piccola mano, volevo condividere alcune indicazioni basate sulla mia esperienza. Per trovare l’ultima volta in cui lavoravo nello stesso ufficio con i miei colleghi, dobbiamo andare a risalire al 2006. Da allora, ho sempre lavorato in team distribuiti, con capi e colleghi sparsi in vari paesi e fusi orari.

Ecco che cosa ho imparato.

Prenditi il tuo spazio

Una lato positivo del trasferirsi fisicamente da un’altra parte per lavorare è la separazione che si crea fra lavoro e non-lavoro. Se sei in ufficio, stai mediamente lavorando, pause caffè a parte – e se sei a casa, tipicamente non stai lavorando, a parte qualche occhiatina alla mail di straforo.

Quando lavori da casa, questa separazione si perde. Il rischio è che il lavoro ed il non-lavoro si confondano, portandoti a dimenticare di mangiare ed a lavorare fino a notte, oppure a distrarti continuamente con lavoretti e commissioni.

Dove possibile, la soluzione migliore è la separazione fisica. Non lavorare dal divano! Va bene per una mezz’oretta, ma se lo fai per giornate e settimane intere, la tua schiena vi maledirà – e ricordati che adesso come adesso non puoi neanche andare a fare fisioterapia… Trovati un posto specifico dove lavorare, e non andarci quando non stai lavorando. Io sono abbastanza fortunato da avere una tavernetta in cui ho allestito il mio ufficio, ma non tutti avranno questa possibilità. Se però lavori ad esempio al tavolo della cucina, quando hai finito chiudi il computer e spostati dal tavolo.

Può sembrare una cosa piccola, ma cerca di rispettare al massimo gli orari ed anche il vestiario da ufficio. Hai anni e anni di riflessi che ti ricordano inconsciamente che quando ti radi o ti trucchi, stai incominciando la giornata lavorativa. Continua ad utilizzare questi riflessi anche se non esci di casa.

Se ne hai la possibilità, prendi in considerazione anche una corsetta o un giro in bici nel tempo che altrimenti avresti passato da pendolare in macchina o in treno.

Proteggi i tuoi spazi

Se vivi con altre persone, sarà necessario negoziare questa separazione anche con loro. Se ti vedono in casa, avranno naturalmente l’istinto di chiederti una mano o di fare una chiacchiera. Cerca di istituire un segnale anche fisico: se la porta della cucina è chiusa, sto facendo un lavoro di concetto oppure sono al telefono con i colleghi, per cui non sono disponibile. Se la porta è aperta, posso fare una pausa caffè.

Costruisci una routine

Oltre all’organizzazione degli spazi, è importante anche quella dei tempi. Dividi la giornata in unità di tempo, ed assegna ciascuna unità ad un compito specifico. Io personalmente mi trovo bene con la tecnica del pomodoro, semplice e divertente. Fondamentalmente si tratta di utilizzare un timer da cucina per tracciare le attività ed i tempi necessari.

Il mio timer Pomodoro timer personale sulla scrivania

Comunicare, comunicare, comunicare

Lavorare a casa da soli può essere molto isolante, soprattutto per chi è abituato a lavorare a stretto contatto con i colleghi. Almeno finché siamo tutti isolati a casa propria, non sentiamo il pericolo di trovarci esclusi da conversazioni che avvengono in ufficio. Esistono vari modi per fare sì che il team rimanga tale anche senza vedersi di persona per qualche settimana o mese.

La base è una piattaforma di chat sera. Slack è una delle soluzioni più diffuse, con un livello gratis che è più che sufficiente per piccole realtà o per cominciare con questo strumento. L’alternativa più diffusa probabilmente è Microsoft Teams, ma ce ne sono molte altre.

Non cercare di usare WhatsApp, Facebook Messenger, o simili per questo scopo. Per cominciare non hanno la nozione dei "canali", per cui tutte le conversazioni avvengono nei gruppi, né client desktop, né funzionalità serie di ricerca – tutte cose necessarie per poter lavorare.

L’altro motivo per lavorare con uno strumento dedicato al lavoro è per mantenere la separazione fra lavoro e non-lavoro. Se succede tutto nella stessa app, farai molta più fatica a distinguere i due mondi. Soprattutto se sei un manager, evita di utilizzare questi canali se non in situazioni di emergenza.

Troviamoci in video

La chat testuale è uno strumento fantastico, ma se ti senti solo ed isolato dai colleghi, accendi quella webcam! Siamo animali sociali, e vedere in faccia la gente aiuta a rinforzare i legami sociali. La crisi attuale sta portando ad un aumento enorme dell’adozione di strumenti di video conferenza, in particolare Zoom, che ha un’opzione gratis per video chiamate fino a quaranta minuti.

Un altro vantaggio delle video conferenze è che ti costringe a vestirti da persona seria invece di passare la giornata in pigiama e vestaglia, sempre per la questione della separazione casa/lavoro e dei relativi riflessi.

Traccia quello che fai

Infine, può darsi che tu faccia fatica a tirare le somme alla fine della giornata, e che tu ti senta di non aver concluso niente. La soluzione più semplice è di scriverti dei piccoli appunti durante la giornata, ad esempio come commenti agli intervalli di Pomodoro. Se fai un lavoro per il quale è necessaria questa tracciabilità, magari hai già strumenti più specializzati, ma anche se non hai queste esigenze, psicologicamente fa bene tirare le somme alla fine della giornata con dei risultati concreti.

Pianifica per il futuro

È importante pensare adesso a come lavorare da casa perché è estremamente probabilmente che molte persone ed aziende decidano di continuare con questa modalità di lavoro anche una volta rientrata la crisi. Il lavoro remoto ha enormi potenzialità, almeno come complemento occasionale al lavoro in ufficio. Cerca di non prendere brutte abitudini adesso; pensa al lungo termine, non solo alla giornata o alla settimana.

Se hai altri suggerimenti o commenti, di solito mi puoi trovare su Twitter.

🖼️ Foto di Dillon Shook, Harry Cunningham e Andrew Neel via Unsplash, trance il timer a pomodoro che è il mio.